En el mundo de la ingeniería y la construcción, la gestión documental eficiente es un factor clave para garantizar el éxito de los proyectos. Las empresas de estos sectores enfrentan múltiples desafíos en la administración de información, como la dispersión de documentos en distintas plataformas, la dificultad para controlar versiones, la necesidad de acceso seguro a datos desde cualquier ubicación y la complejidad de cumplir con regulaciones y normativas.
Estos retos pueden generar retrasos, costos adicionales y errores operativos que afectan la productividad y calidad del trabajo. Por ello, contar con una solución que centralice la gestión documental, facilite la colaboración y automatice procesos se ha convertido en una necesidad estratégica para empresas que buscan optimizar sus operaciones.
Características claves de ProjectWise
Aunque existen múltiples soluciones de gestión documental en el mercado, ProjectWise se destaca por características clave que lo hacen único. Su interoperabilidad permite una integración fluida con diversas herramientas de diseño y colaboración, asegurando un flujo de trabajo continuo entre equipos multidisciplinarios. Además, su enfoque en seguridad avanzada garantiza el cumplimiento de normativas y la protección de datos sensibles mediante permisos personalizados y autenticación segura. Otro diferenciador clave es su capacidad de escalabilidad, lo que permite a empresas de todos los tamaños manejar grandes volúmenes de información sin comprometer el rendimiento. Finalmente, la automatización de procesos a través de flujos de trabajo optimizados reduce los tiempos de gestión y minimiza el riesgo de errores operativos.
Ventajas de ProjectWise
- Colaboración centralizada: Permite a equipos de trabajo distribuidos acceder y gestionar documentos de manera segura y eficiente.
- Control de versiones: Garantiza que todos los usuarios trabajen con la versión más actualizada de cada documento, evitando errores por duplicidad o desactualización.
- Seguridad y permisos personalizados: Facilita la asignación de permisos según roles y responsabilidades, protegiendo la información confidencial.
- Automatización de flujos de trabajo: Mejora la eficiencia operativa mediante la automatización de procesos de aprobación y revisión de documentos.
- Integración con herramientas de diseño: Se conecta con software de modelado y diseño como MicroStation y AutoCAD para optimizar la gestión de archivos CAD y BIM.
- Cumplimiento normativo: Asegura que la documentación cumpla con los estándares y regulaciones del sector, lo que facilita auditorías y revisiones.
- Acceso móvil y remoto: Permite a los equipos acceder a documentos desde cualquier ubicación, promoviendo la flexibilidad y la continuidad operativa.
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Integración con Microsoft 365
Dada la creciente demanda por soluciones que permitan una gestión documental más colaborativa y eficiente, Bentley identificó la necesidad de integrar ProjectWise con Microsoft 365. Muchas empresas ya utilizan herramientas de Microsoft para la comunicación, almacenamiento y edición de documentos, pero carecen de un sistema robusto que garantice el control, la seguridad y la trazabilidad de los archivos técnicos en proyectos de ingeniería y construcción. Esta integración responde a esa brecha, permitiendo que los usuarios combinen la potencia de ProjectWise con la flexibilidad y accesibilidad de Microsoft 365, logrando así una mejor experiencia de trabajo y optimización de procesos.
La integración de ProjectWise con Microsoft 365 potencia sus funcionalidades al permitir:
- Acceso a documentos desde Microsoft Teams: Los equipos pueden consultar y modificar documentos de ProjectWise sin salir de Teams, fomentando la colaboración en tiempo real.
- Uso de SharePoint y OneDrive: Permite almacenar y compartir documentos con mayor facilidad, aprovechando las capacidades de almacenamiento en la nube de Microsoft.
- Búsqueda avanzada con Microsoft Search: Los usuarios pueden encontrar rápidamente documentos almacenados en ProjectWise desde la interfaz de Microsoft 365.
- Integración con Power Automate: Facilita la automatización de tareas repetitivas, como la notificación de aprobaciones o la sincronización de documentos entre plataformas.
- Edición colaborativa en Word, Excel y PowerPoint: Permite a múltiples usuarios editar documentos de manera simultánea sin comprometer la integridad de la información.
- Integración con Outlook: Los documentos y archivos adjuntos en correos electrónicos pueden almacenarse y gestionarse directamente en ProjectWise, evitando la dispersión de información.
- Flujos de trabajo optimizados con Power BI: La integración permite generar reportes y dashboards interactivos sobre la gestión documental, facilitando la toma de decisiones basada en datos.
Casos de Uso
- Gestión de proyectos de infraestructura: La sincronización entre ProjectWise y Microsoft 365 permite a ingenieros y gerentes de proyecto acceder a planos, reportes y documentos desde cualquier dispositivo, mejorando la coordinación entre equipos.
- Cumplimiento regulatorio y auditorías: Gracias a la trazabilidad documental y a las herramientas de control de versiones, las empresas pueden demostrar fácilmente el cumplimiento de normativas.
La integración de ProjectWise con Microsoft 365 representa un avance significativo en la optimización de la gestión documental, permitiendo a los equipos de ingeniería y construcción trabajar de manera más eficiente, segura y colaborativa. Gracias a esta sinergia, las empresas pueden mejorar su productividad, reducir errores y garantizar una gestión documental más efectiva en cada fase de sus proyectos.
Con esta integración, las organizaciones no solo logran mejorar la colaboración entre equipos multidisciplinarios, sino que también fortalecen la seguridad y el control de la información, asegurando la continuidad y el éxito de los proyectos de infraestructura y construcción. Si deseas conocer más sobre esta solución para la construcción, ingresa tus datos en el siguiente enlace.
Autor: Camila Amin