Con la incorporación de las tecnologías de la información por parte de las empresas, ha surgido la necesidad de incrementar la productividad y la eficiencia dentro de ellas. Una de las formas en que se ha respondido con gran sinergia a esta demanda es mediante la integración de Microsoft 365 y Adobe.
Con el uso de ambas tecnologías, las compañías encuentran una variedad de beneficios relacionados con la facilitación de flujos de trabajo, la mejora de la colaboración entre pares o grupos, y el acceso y manipulación de información en diferentes formas.
Un ejemplo de esto hace referencia al uso de Microsoft Office y Adobe por parte de los usuarios al momento de crear y diseñar en el proceso de edición de documentos. Así pues, con la combinación de ambas tecnologías es posible agilizar el proceso. Por otro lado, ofrecen la posibilidad de trabajar con archivos desde la nube, lo cual, sin duda alguna, aumenta la accesibilidad, flexibilidad y mejora el trabajo en equipo.
En este artículo abordaremos algunos beneficios que trae consigo la integración de ambas tecnologías y los pasos a seguir para su respectiva implementación.
Beneficios de la integración entre Adobe y Microsoft 365
En primer lugar, una de las formas en que ambas plataformas se integran, y que en sí misma corresponde a una ventaja de ello, es la compatibilidad entre ellas.
Con el término “compatibilidad” nos referimos a la capacidad que ambos programas tienen para trabajar entre sí de manera eficaz, facilitando las actividades y encontrando pocas o ninguna dificultad en el proceso. Como se mencionó anteriormente, la experiencia de compatibilidad se aprecia al momento de incorporar contenido entre los programas de Microsoft y Adobe, combinando texto, figuras y gráficas.
Además, a través de Adobe es posible editar archivos con extensión .pdf desde Microsoft, lo cual ayuda en el proceso de revisión y colaboración. Además, un punto fuerte de Adobe es su capacidad de innovación.
A partir de este software, es posible crear contenido visualmente atractivo y estético debido a las diferentes alternativas que ofrece para el diseño y la edición, como InDesign, Photoshop e Illustrator.
Photoshop es una herramienta ampliamente utilizada para la edición de imágenes, manipulación y aplicación de efectos sobre estas. Illustrator permite la creación de gráficos vectoriales, y por último, InDesign se emplea para aplicaciones de mayor complejidad, como contenido digital y diseño de página. Por estos motivos, el factor de innovación es otro de los beneficios que se suma a la integración de Microsoft y Adobe.
Almacenamiento y gestión de la información
Ambas tecnologías ofrecen opciones para el almacenamiento y gestión de información, y siempre se han destacado por contar con almacenamiento en la nube de gran capacidad y robustez.
En el caso de Microsoft, es ampliamente reconocido el uso de OneDrive para estos fines, mientras que Adobe cuenta con Adobe Document Cloud. Con la integración de ambas tecnologías, los usuarios tienen la facilidad de acceder, compartir, editar y colaborar en tiempo real y desde cualquier lugar.
Además, el almacenamiento en la nube es seguro y contribuye a la organización y búsqueda de archivos. Por lo general, ambas plataformas ofrecen opciones que permiten agrupar los contenidos según determinados criterios en carpetas, mediante colores específicos, etc., lo que facilita enormemente la manipulación de los archivos.
Automatización de procesos entre Adobe y Microsoft
Otro aspecto muy valorado dentro de las empresas y en la industria en general es la capacidad de realizar de manera sencilla las tareas que son repetitivas y que, aunque parezcan triviales, consumen tiempo. Este concepto se conoce como automatización.
La integración entre Microsoft 365 y Adobe permite automatizar procesos y con ello, agilizar y aumentar la eficiencia de estos. Algunos ejemplos muy conocidos corresponden a las tareas de firmar electrónicamente y gestionar documentos automatizados, actividades que pueden llevarse a cabo mediante Microsoft 365 y Acrobat y Sign de Adobe de manera rápida y sencilla.
Además, dado que la seguridad es de vital importancia dentro de las compañías, la dualidad de estos programas también se constituye como una buena opción en tal sentido.
En la actualidad, las compañías invierten mucho esfuerzo y recursos en la protección de datos y privacidad debido a los compromisos que pactan con sus clientes, e incluso para su posicionamiento y protección frente a otras empresas como posibles competidores.
Aplicaciones como Microsoft Teams, Outlook y otros softwares de Office en general proporcionan herramientas de seguridad avanzadas, como el cifrado de datos, la autenticación en dos pasos y otros controles de acceso que permiten resguardar la información confidencial.
Adobe ofrece alternativas adicionales en seguridad al momento de gestionar documentos y proteger la información. Por ejemplo, algunas de estas alternativas incluyen el seguimiento de documentos, la protección contra la adulteración y la firma electrónica avanzada.
Esta herramienta garantiza la veracidad e integridad de archivos de gran valor para las empresas, asegurando su validez y cumplimiento normativo. Así, un documento creado con Microsoft Office puede firmarse electrónicamente con Sign y luego guardarse de forma segura en el Cloud de Adobe.
Además del éxito comprobado de estas tecnologías en las empresas, la integración entre Microsoft 365 y Adobe ha ofrecido varios beneficios a la Academia. Esta integración en sí misma ha brindado ventajas importantes a los alumnos y profesores, mejorando la experiencia de los primeros y la eficiencia de los últimos.
Al combinar los diversos programas de Office (Word, Excel, PowerPoint y otros) con las herramientas de diseño de Adobe, es posible crear contenido mucho más didáctico, interactivo y estético. Esto sin duda mejora el proceso de aprendizaje para los alumnos y facilita el trabajo de los docentes.
A esto se añade la capacidad de realizar trabajo colaborativo entre estudiantes de manera fluida y segura, evitando la pérdida de información. Además, permite que los profesores puedan revisar, comentar y retroalimentar a los estudiantes sobre sus entregas correspondientes. Este último aspecto se refleja en la facilidad que tienen los evaluadores para incorporar comentarios en las actividades de los estudiantes, proporcionando un feedback preciso sobre los aciertos y desaciertos en las entregas. Al estar en formato .pdf, no hay riesgo de editar el trabajo de los alumnos.
La integración de Microsoft 365 y Adobe ha proporcionado grandes beneficios tanto a las empresas como a la academia en general. Como tecnologías de la información, han revolucionado el trabajo empresarial y educativo, aumentando indicadores como la eficiencia y la productividad, a la par de ofrecer una serie de beneficios que mejoran los flujos de trabajo y las experiencias de los usuarios.
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Autor: Soy Yuri Rodríguez, Administradora en Salud con más de 5 años de experiencia comercial relacionada con convenios en sector educativo. Actualmente, me desempeño como consultora para Microsoft y Adobe en IAC.
