Sectores como la construcción y la manufactura han añadido herramientas innovadoras como resultado de la industrialización cada vez mayor y los avances tecnológicos que tienen como objetivo optimizar los procesos.
Adobe Sign, una herramienta de firma electrónica que ha cambiado la forma en que las empresas manejan sus documentos y procesos administrativos, es un excelente ejemplo de estas herramientas. A pesar de que las herramientas CAD han cambiado la producción y el diseño, la herramienta de Adobe ha revolucionado la forma en que las empresas manejan sus documentos, lo que ha mejorado la productividad, reducido los costos y permitido la colaboración en línea.
En Norteamérica y Europa en particular, estos avances tecnológicos se adoptaron con bastante rapidez, lo que tuvo un efecto positivo tanto en la productividad como en la disminución del uso de medios físicos como el papel.
Adobe Sign se utiliza en la Construcción y la Manufactura para:
- Administrar contratos
- Aprobaciones de diseño
- Órdenes de cambio
- Gestión de documentos importantes
Beneficios de Adobe Sign en el sector
Las empresas han estado procesando grandes cantidades de documentos desde su lanzamiento sin enfrentar problemas de gestión de papel como la pérdida de documentos, la aprobación tardía y el desconocimiento del estado del proceso.
Uno de los beneficios más importantes de Adobe Sign radica en el hecho de que se puede integrar de manera efectiva a otros sistemas empresariales. Algunos de estos tienen que ver con los ERP o sistemas de planificación de recursos empresariales y programas para la gestión de proyectos.
A partir de esto, las compañías tienen:
- Garantía de un flujo consistente de trabajo
- Ahorro de esfuerzos
- Minimización de errores
Integración de Adobe Sign con otros programas
Una de las ventajas más interesantes de Adobe Sign es su integración con distintos programas que mejora de una forma sustancial la gestión, manipulación y seguimiento de documentos en simultáneo.
Esto último es esencial en las industrias de construcción y manufactura, en las que, por lo general, las empresas y partes interesadas disponen de poco tiempo.
Las herramientas de diseño asistido por computadora (CAD) soportan la formación de profesionales en tales campos, al brindarles la posibilidad de diseñar y desarrollar prototipos, mientras que Adobe Sign les permite realizar una gestión de documentos a futuro con toda la rigurosidad que se requiere. Esto les ayuda a llevar aspectos como la seguridad de la información de manera eficiente y a cabalidad.
Reducción de costos
El software desarrollado por Adobe ha reemplazado significativamente el uso de medios físicos como el papel y el consecuente almacenamiento de archivos. También elimina costos relacionados con el envío de documentos físicos como contratos y planos, los cuales tienden a tener un volumen considerable en estas industrias.
La gestión de contratos es otra de las aristas que se ha visto favorecida con la implementación de tal software, al posibilitar el hecho de que se puedan monitorear el estado de los documentos en simultáneo. La herramienta como tal les otorga cierta visibilidad a las empresas de construcción y manufactura y a partir de la cual pueden verificar los accesos, firmas y en qué momento se completaron las acciones requeridas.
Con estas verificaciones es posible hacer mejoras en la gestión y aumenta la transparencia dentro de las empresas, ello debido a que se incrementa la organización al evitar pérdidas de documentos y retrasos en aprobación. Asimismo, Adobe Sign les envía recordatorios a los firmantes con el fin de que tengan fechas en mente y los plazos puedan cumplirse. Con todo lo anterior, la compañía puede monitorear los progresos, planificaciones y ejecución de proyectos, minimizando la ocurrencia de errores y omisiones; aspectos que son críticos en la construcción y manufactura.
Seguridad que ofrece Adobe Sign
Otro factor que se constituye como una ventaja del programa corresponde a la seguridad que este les brinda a las empresas del sector, cumpliendo así con la validez y las normativas legales respectivas. Por consiguiente, se garantiza cierto respaldo a cada una de las partes interesadas o involucradas. Este último hecho se ve justificado en la protección de datos que ofrece Adobe, al proteger la información confidencial y sensible contra accesos no autorizados o incluso posibles acciones fraudulentas para su manipulación
Trabajo remoto
Adobe Sign es un sistema en el que los usuarios puedan trabajar o colaborar de manera remota y en simultáneo, lo cual facilita el flujo de trabajo en ciertas áreas de empresas del sector construcción. Un ejemplo de esto hace referencia a algunas tareas o actividades relacionadas con diseño y arquitectura, gestión, marketing y ventas, consultoría, finanzas y la parte administrativa. Esto es vital en el sentido de que el personal de muchas de estas áreas debe coordinar con los equipos de campo al momento de hacer verificaciones o aprobaciones en el menor tiempo posible.
La implementación de Adobe Sign ha posibilitado importantes avances en las industrias de construcción y manufactura debido a las múltiples ventajas que este ha ofrecido en términos de optimización de procesos, automatización, reducción de costos, accesibilidad, seguridad e integración con otros softwares o sistemas empresariales.
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