Licencias de Microsoft 365
Actualmente, las herramientas de ofimática se han vuelto tan indispensables en el entorno laboral y personal como lo es la propia computadora. Cuando pensamos en hacer un documento de texto, una hoja de cálculo o una presentación, es más probable que nos visualicemos abriendo nuestro Microsoft Word, Excel o PowerPoint, que tomando lápiz y papel o algún otro medio físico.
Microsoft pone a disposición de las empresas y usuarios gran cantidad de herramientas para mejorar la productividad y facilitar las tareas del día a día. Dichas herramientas vienen “empaquetadas” en diferentes planes y licenciamientos que Microsoft ofrece para la vasta variedad de usuarios que hay a nivel mundial; sin embargo, con más de 13 opciones de licenciamiento en la nube, es natural preguntarse: ¿qué licencia de Microsoft 365 debo elegir?
¿Qué es Microsoft 365?
Microsoft 365 es el servicio de aplicaciones Office, seguridad y otros servicios en la nube, adquirido por los usuarios a través de un sistema de suscripción con Microsoft. Si bien todavía existen licencias bajo el nombre de Office 365, en este artículo nos concentramos en las licencias de Microsoft 365, puesto que, aparte de las clásicas aplicaciones de ofimática, se incluyen gran cantidad de servicios con la finalidad de mejorar la productividad.
Cabe mencionar también, con el fin de evitar confusiones con los nombres, que relativamente hace poco Microsoft renombró gran parte de su portafolio 365, y en muchos casos cambió la denominación Office 365 por Microsoft 365. Por ejemplo, Office 365 Empresa Essentials es ahora Microsoft 365 Empresa Básico, Office 365 ProPlus se convierte en Aplicaciones Microsoft 365 para empresas, entre otros.
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Servicios de Suscripción de Microsoft 365
Tal como se mencionó anteriormente, Microsoft 365 se maneja como un servicio de suscripción, por lo cual se debe renovar cada mes, cada año o cada tres años (según el tipo de contrato que se elija), entonces cabe preguntarse ¿por qué no adquirir una licencia perpetua? Inicialmente, tenemos el precio: el costo de una licencia perpetua puede ser 5 veces más alto, o más, que el equivalente en suscripción anual.
Aunque dicha licencia sería vitalicia (no tiene vencimiento), cabe mencionar que tampoco tiene soporte, actualizaciones y, a menos que se deje de actualizar el sistema operativo del equipo en que se maneja la licencia, lo más probable es que en cuestión de unos cuantos años la licencia deje de ser compatible con el sistema operativo del momento.
Además, dicha licencia vitalicia estaría asociada a un equipo, no a un usuario, por lo cual la persona no podría instalar o acceder a los servicios de Microsoft en otros equipos (otros PC, tablets, Smartphones) y, en caso de daño irreparable en el equipo asociado, la licencia se perdería. Por tales motivos, y por la gran flexibilidad y mayor oferta de servicios con Microsoft 365, no se tendrán en cuenta las licencias vitalicias en los criterios de selección del presente artículo.
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Límites de usuarios por licencias de Microsoft 365
Como primer criterio de selección, podría tenerse la cantidad de usuarios y el tipo de uso que se dará a la licencia. Por ejemplo, si el uso es personal, se requiere adquirir licenciamiento para la familia (2 a 6 personas) o, si se es un estudiante, Microsoft pone a disposición las licencias Familia, Hogar y Estudiantes, respectivamente, pensadas para que las personas tengan acceso a sus herramientas de ofimática y otras aplicaciones enfocadas a un entorno no laboral. Entrando ya en materia empresarial (omitiendo las licencias Familia, Hogar y Estudiantes), basado en el número de usuarios, se podría dividir el licenciamiento en dos categorías: menos de 300 usuarios y más de 300 usuarios.
- Menos de 300 usuarios: pueden utilizar cualquiera de las licencias.
- Más de 300 usuarios: Las licencias Microsoft 365 Aplicaciones para Negocios (Apps for Business), Empresa Básico (Business Basic), Empresa Estándar (Business Standard) y Empresa Premium (Business Premium) tienen un límite de 300 usuarios por tipo de licencia; sin embargo, es posible combinar licencias de modo que, si se tienen 500 usuarios, es posible utilizar 300 licencias de un tipo y 200 de otro.
Usualmente, para las empresas medianas y pequeñas se recomiendan aquellas licencias Microsoft 365 con la denominación Business (Empresa) en su nombre: Empresa Básico (Business Basic), Empresa Estándar (Business Standard) y Empresa Premium (Business Premium), en conjunto con Microsoft 365 Aplicaciones para Negocios (Apps for Business). Para las empresas grandes, la recomendación es tomar licencias con la Microsoft 365 con la denominación “E” en su nombre: Microsoft 365 E3, E5 y Aplicaciones para Empresa (Apps for Enterprise).
Microsoft 365 en la nube
El hecho de que Microsoft 365 se maneje como un servicio en la nube, no implica que las aplicaciones no se puedan descargar a los equipos de preferencia. De hecho, la mayoría de las licencias anteriormente nombradas permiten una instalación de las aplicaciones en hasta 5 PCs/Macs, 5 tablets y 5 smartphones por usuario. Aquella que no, y que solo permite el uso de las aplicaciones de manera móvil (a través de un navegador web, por ejemplo) es Microsoft 365 Empresa Básico.
También cabe mencionar que la funcionalidad de las aplicaciones de ofimática cuando no están instaladas en los equipos se ve reducida; sin embargo, esto no necesariamente es algo negativo. Algunas empresas requieren que sus empleados realicen tareas muy sencillas con las aplicaciones, y la licencia Empresa Básico (Business Basic) puede plantearse como una excelente alternativa ya que cumple con los requerimientos y exigencias, a un costo reducido.
Aplicaciones de la licencia de Microsoft
Existen casos en que se requiere un licenciamiento que solo otorgue las aplicaciones básicas de ofimática y OneDrive para tener respaldo de los archivos. Es decir, licencias que pueden ser, por ejemplo, para un equipo en planta o que son licencias que no van a estar asociadas a un usuario en concreto (cuando no se requiere correo electrónico, SharePoint, Microsoft Teams, etc). Para estos casos, Microsoft pone a disposición las licencias Aplicaciones para negocios (Apps for Business) y Aplicaciones para Empresa (Apps for Enterprise).
También es posible combinar estas licencias con otros servicios de Microsoft con el fin de buscar una optimización en el precio, como, por ejemplo, adquirir una licencia Aplicaciones para Negocios o para Empresa y adquirir el servicio de correo electrónico (Exchange Online), Microsoft Teams, u otros, por aparte o como un añadido.
Seguridad del servicio de Microsoft
Anteriormente la seguridad era un tema que se asociaba solo a las grandes empresas; sin embargo, hoy en día el foco principal de los ciberataques son las pequeñas y medianas empresas, sin que esto signifique que haya tregua para las grandes empresas. Con el fin de brindar la máxima seguridad en diferentes frentes a un costo reducido (más económico que comprar las protecciones por aparte), Microsoft complementa los licenciamientos con diferentes herramientas y servicios en seguridad.
Para las empresas pequeñas y medianas, se recomienda Microsoft 365 Empresa Premium (Business Premium), el cual es similar a Empresa Estándar (Business Standard), pero incluye herramientas de seguridad como el antivirus Microsoft Defender (catalogado como el mejor antivirus en el último diagrama de Gartner y diversos rankings más). Para empresas grandes, o si se requiere un gran esquema de seguridad, se recomiendan las licencias Microsoft 365 E3 y E5, siendo esta última la más completa.
Si bien las licencias con mayores herramientas de seguridad son más costosas, se debe hacer un ejercicio concienzudo sobre los gastos que se hacen en la empresa al comprar antivirus y otros servicios de seguridad por aparte, y se debe tener en cuenta también el costo potencial que representaría un ciberataque. En la mayoría de los casos, se encontrará que las licencias con énfasis en seguridad que Microsoft pone a disposición son viables económicamente y muy beneficiosas a nivel de seguridad (sin sacrificar el resto de las aplicaciones, por supuesto).
Microsoft Copilot
Microsoft Copilot para Microsoft 365 se convirtió en un asistente virtual que integra inteligencia artificial con aplicaciones de Microsoft 365 para mejorar la productividad, la creatividad y la seguridad. Con Copilot, puede chatear con IA, procesar datos de aplicaciones de terceros y personalizar Copilot usando Copilot Studio.
Se encuentra integrado con algunas de las aplicaciones de Microsoft 365, ayudando a la productividad y reducir la carga laboral.
Precios de Microsoft 365
Figura 1. Relaciones de precios en algunos licenciamientos de Microsoft 365.
Como era de esperarse, las licencias Microsoft 365 E3 y E5 son las más costosas por su énfasis en seguridad y aplicaciones/servicios para grandes empresas. En tercer puesto está la Microsoft 365 Empresa Premium, que supera a Empresa Estándar también por sus mejoras en seguridad. En el medio están aquellas licencias que solo incluyen las aplicaciones básicas (Aplicaciones para empresa y para negocio) y la más económica es Microsoft 365 Empresa Básico, que no permite instalar las aplicaciones clásicas en el escritorio.
Otras licencias de Microsoft
En cuanto a licenciamiento de ofimática en la nube, por parte de Microsoft, existe mayor variedad que lo mostrado en la Figura 1, como las licencias de Office 365 por ejemplo; sin embargo, la finalidad de este artículo es dar una guía rápida para identificar y escoger licenciamiento de Microsoft 365, por lo que se dio énfasis a las licencias más populares. Además, los requerimientos de cada usuario o empresa son distintos, no es solo saber escoger el licenciamiento basado en las herramientas y servicios, sino también saber optimizar el presupuesto que se tenga (combinando distintos tipos de licenciamiento usualmente).
Para esto, la sugerencia siempre es contactar con un Partner de Microsoft como IAC para recibir una asesoría personalizada en la escogencia de licenciamiento. En IAC contamos con una experiencia de más de 26 años en el mercado asesorando empresas en temas de licenciamientos, servicios y soluciones, por lo cual te invitamos a que nos contactes para que resuelvas tus dudas y encuentres la mejor configuración de licenciamiento según tus necesidades.
Autor: Felipe Henao Mesa
